五、ＰＤＣＡ循環(huán)，讓管理逐步完美化

導(dǎo)言：管理者最順手的時(shí)候，就是計(jì)劃得以執(zhí)行，在執(zhí)行中有效率和有效益。但是，當(dāng)工作出現(xiàn)一籌莫展的時(shí)候，怎么辦？也許是沒有了計(jì)劃，也許是計(jì)劃不能得以執(zhí)行。是的，就算有了計(jì)劃，想要順利地執(zhí)行，必須有方法。

為什么有的公司管理那么完美，每項(xiàng)工作都做得非常到位，井井有條；而有的公司管理卻雜亂無章，工作效率低下？問題的差別就在于管理方式的不同。有的公司整天文山會(huì)海，針對(duì)公司出現(xiàn)的問題，在會(huì)上討論來討論去，也制定了問題解決方法，卻并不能把問題有效清除，往往過兩天又死灰復(fù)燃，重回原樣，讓老板苦不堪言。問題到底出在哪里？其實(shí)就是缺了兩個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)工作執(zhí)行情況的檢查和改善。

管理做得好的公司，往往都是先設(shè)計(jì)好工作的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，然后貫徹執(zhí)行下去，并將執(zhí)行結(jié)果跟流程標(biāo)準(zhǔn)要求相對(duì)照，如果出現(xiàn)了問題或偏差，并責(zé)令員工即時(shí)改進(jìn)，如此反復(fù)加強(qiáng)，就會(huì)強(qiáng)化員工的工作意識(shí)，規(guī)范化公司的工作流程。

曾在深圳一家港資玩具企業(yè)工作時(shí)，它的標(biāo)準(zhǔn)化管理深深地震撼了我。要知道，出口型玩具是最忌諱安全問題的。因?yàn)槲鞣絿液茏⒅厝藱?quán)，一旦玩具出現(xiàn)了物理或化學(xué)方面的安全問題，就會(huì)引發(fā)消費(fèi)者和客戶的激烈投訴。但那家公司經(jīng)營數(shù)十年來，沒有收到過客戶的一次安全方面的投訴，這完全得益于公司背后完美的產(chǎn)品質(zhì)量管理體系。就拿那家公司的利器管理體系來說，玩具生產(chǎn)企業(yè)最忌諱利器，因?yàn)橐坏┎唤?jīng)意遺失到產(chǎn)品中去，消費(fèi)者使用玩具時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)這些利器，由此必然會(huì)引發(fā)消費(fèi)者和客戶投訴。而玩具生產(chǎn)過程中，要使用大量的刀片、針等加工工具。那公司又該如何管理好這些利器呢？他們的做法是：對(duì)每件利器都打上一個(gè)識(shí)別編號(hào)，并由專門人員每天負(fù)責(zé)利器的收發(fā)，每個(gè)員工領(lǐng)用利器時(shí)，都要登記數(shù)量和編號(hào)，以便追蹤，一旦下班時(shí)就逐件收回，以確保利器不會(huì)遺失。

為了控制利器，工廠連員工喝水用的杯子都控制，杜絕玻璃杯和陶瓷杯，以防不小心打碎后，成為利器流入產(chǎn)品中去。那公司是如何做到這一切的呢？它的做法是：先建立作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理流程，然后全公司范圍內(nèi)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行下去，并組建一個(gè)內(nèi)部評(píng)審小組每天去檢查各部門的執(zhí)行情況，看看有沒有違規(guī)情況，發(fā)現(xiàn)了便作為嚴(yán)重問題通報(bào)給各部門負(fù)責(zé)人，要求限時(shí)改善。如此不斷循環(huán)，問題就會(huì)越來越少，各部門就會(huì)習(xí)慣性地按照標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程操作，于是管理就會(huì)井然有序，完美高效。其實(shí)這套管理方法就是“ＰＤＣＡ”循環(huán)。

ＰＤＣＡ，是我們工作的步驟，也是我們實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的一種方法。讓我們從下表中了解ＰＤＣＡ的含義：

階段

代號(hào)

英文

中文

解釋

Ｐ

Ｐｌａｎ

計(jì)劃

確定方針和目標(biāo)，確定活動(dòng)計(jì)劃

Ｄ

Ｄｏ

執(zhí)行

組織實(shí)施，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容

Ｃ

Ｃｈｅｃｋ

檢查

總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，注意效果，找出問題

Ａ

Ａｃｔｉｏｎ

總結(jié)

對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，把問題放到下一個(gè)ＰＤＣＡ循環(huán)

推動(dòng)ＰＤＣＡ循環(huán)，第一步：計(jì)劃，就是計(jì)劃我們的目標(biāo)，計(jì)劃我們的方案；第二步：執(zhí)行，就是將計(jì)劃實(shí)施下去，不要停留在口頭上或桌面上；第三步：檢查，就是看看我們的計(jì)劃被執(zhí)行程度如何了；第四步：總結(jié)，這是關(guān)鍵的一步，就是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，肯定成績(jī)，吸取教訓(xùn)，糾正錯(cuò)誤，提出新的問題。

這是一個(gè)動(dòng)態(tài)工作圈，幫助我們計(jì)劃目標(biāo)、實(shí)施方案、檢查正確性及保持結(jié)果。工作中，我們必須有一種思想：持續(xù)改善。因?yàn)楦纳剖菬o止境的，改善的過程也可以通過ＰＤＣＡ法則來實(shí)現(xiàn)，其意義就是永遠(yuǎn)不滿足現(xiàn)狀，因?yàn)橐话銌T工通常較喜歡停留在現(xiàn)狀，而不會(huì)主動(dòng)去改善。

管理筆記管理，始于目標(biāo)，終于目標(biāo)，萬事要有始有終，以終為始。實(shí)際工作中，我們必須有一種思想：持續(xù)改善。由于改善是無止境的，所以改善的過程可以通過ＰＤＣＡ法則來實(shí)現(xiàn)，其意義就是永遠(yuǎn)不滿足現(xiàn)狀，不斷地改下去。

六、信息化，管理走向自動(dòng)化

導(dǎo)言：在信息化飛躍發(fā)展的今天，企業(yè)的管理模式正在經(jīng)歷跨越式的變革，傳統(tǒng)的集權(quán)式、人工式管理模式正在逐步被淘汰，取而代之的是信息化管理模式，只有信息化管理模式，才能使企業(yè)管理走向自動(dòng)化。

信息化是企業(yè)管理發(fā)展的潮流，也是必然趨勢(shì)。當(dāng)前企業(yè)界空前地流行信息化管理，無紙化辦公，普遍使用ＥＲＰ軟件，ＯＡ辦公系統(tǒng)，來推動(dòng)企業(yè)管理的革新式發(fā)展。如果一家企業(yè)還停留在過去的集權(quán)式、人員式管理，他一定會(huì)被時(shí)代所淘汰。

信息化管理的產(chǎn)生，迎合了時(shí)代的發(fā)展需要，一是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件技術(shù)的高速發(fā)展，給企業(yè)帶來了新穎的管理工具，即管理軟件；二是員工素質(zhì)的大幅提升，當(dāng)前，企業(yè)員工大多數(shù)都具有本科以上的學(xué)歷水平，是素質(zhì)比較高的專業(yè)型人才，追求工作自主，也能獨(dú)當(dāng)一面，因而必然推動(dòng)企業(yè)傳統(tǒng)管理模式的變革，于是，信息化管理便應(yīng)運(yùn)而生。

信息化管理的推行，會(huì)給企業(yè)管理帶來三大變革：一是實(shí)現(xiàn)扁平化、無邊界化管理。傳統(tǒng)的企業(yè)管理依賴的是金字塔式的等級(jí)鏈管理，員工劃歸在不同的部門，做著崗位職責(zé)以內(nèi)的工作，員工的工作完全在上級(jí)的指令和監(jiān)督下完成。這種傳統(tǒng)模式的弊端就是管理層級(jí)非常多，各部門條塊分割，員工像螺絲釘一樣，局限在一個(gè)狹小的職能崗位上。而信息化管理完全打破了這種傳統(tǒng)體制的束縛，把各崗位集中到一個(gè)統(tǒng)一的軟件操作平臺(tái)上來，各員工的工作按照業(yè)務(wù)流程相互關(guān)聯(lián)起來，一切工作指令和匯報(bào)都在軟件系統(tǒng)上完成，這樣就把各部門、各崗位聯(lián)系成了一個(gè)整體，打破了以往的組織邊界的限制，也大幅縮減了中間環(huán)節(jié)，讓管理走向自動(dòng)化和高效化。

二是實(shí)現(xiàn)物流、信息流和資金流的統(tǒng)一，讓工作走向快捷化。以往這三者是相互脫節(jié)的，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的企業(yè)管理沒有一個(gè)強(qiáng)大的追蹤系統(tǒng)，也沒有一個(gè)快捷、強(qiáng)大的信息交流溝通信息，導(dǎo)致各環(huán)節(jié)之間相互孤立，效率低下，而信息化卻能有效地解決這一問題。

作為世界最大的零售商，讓我們一起來看看沃爾瑪?shù)男畔⒒芾硎窃趺醋龅模?/p>

第一，所有商品進(jìn)入商場(chǎng)之前，均由采購部貼上一條七位數(shù)的商品碼，然后再掃描入庫。這樣商品信息就初步進(jìn)入沃爾瑪?shù)能浖到y(tǒng)了。

第二，供應(yīng)商將貨送到收貨部時(shí)，收貨部盤點(diǎn)清楚后，再輸入門店計(jì)算機(jī)。這樣商品數(shù)量及其他信息就進(jìn)入了門店軟件系統(tǒng)。

第三，前臺(tái)售賣商品時(shí)，一掃描商品，聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)就會(huì)減去售賣數(shù)量，顯示每種商品的、每個(gè)部門的、每個(gè)時(shí)段的、當(dāng)日的，以及一起累積的銷售情況及銷售額度。

第四，每天，每周，每月，軟件系統(tǒng)都會(huì)定期自動(dòng)出報(bào)告，分析銷售情況，各商品的銷量情況，各部門的盈利率，暢銷商品的種類及數(shù)量等等。

第五，每個(gè)部門或主管配有若干臺(tái)小電腦，用于掃描商品條碼，或輸入商品號(hào)，可以顯示商品信息，數(shù)量，以便補(bǔ)貨，訂貨，也可以變價(jià)。

由此可見，沃爾瑪?shù)慕?jīng)營信息時(shí)刻都在準(zhǔn)備掌握之中。那么，這么做有什么好處呢？仔細(xì)研究就會(huì)發(fā)現(xiàn)：

其一，如果某個(gè)銷售店面的某貨品供應(yīng)不足，但銷售旺盛，通過查詢，同城的另一店面還有Ｎ個(gè)存貨，則可聯(lián)系轉(zhuǎn)貨；反之也一樣，這樣就可以進(jìn)行快捷的資源調(diào)配。

其二，可以查詢本店本部門，乃至全國其他店某部門某商品的歷史銷售情況，便于公司對(duì)各店面部門經(jīng)營結(jié)果的監(jiān)管。

其三，可以知道各種商品的銷售情況，利潤情況，很容易發(fā)現(xiàn)暢銷商品和滯銷商品，以便公司進(jìn)行商品經(jīng)營的轉(zhuǎn)換；多進(jìn)暢銷商品，淘汰滯銷產(chǎn)品。

其四，由于公司有自己的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，所以公司事務(wù)部，行政部及各部門，可以快捷溝通。

沃爾瑪如此，中小企業(yè)亦應(yīng)如此。對(duì)于中小型企業(yè)來說，實(shí)施企業(yè)管理信息化，是時(shí)代所需、也是企業(yè)發(fā)展所需?？梢哉f，在不久的將來，沒有企業(yè)信息化，就沒有企業(yè)現(xiàn)代化，也就沒有企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的敏捷應(yīng)變能力。

如今，管理已經(jīng)跨入信息化的年代。這對(duì)企業(yè)者來說，如何把握信息的獲取途徑、信息取得的多少以及信息的有用程度，決定了一個(gè)企業(yè)信息化的水平。企業(yè)可以通過信息渠道對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的開發(fā)、采購、物流、生產(chǎn)、營銷、人事、行政等，集成起來進(jìn)行信息和資源共享，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

譬如一個(gè)生產(chǎn)電機(jī)產(chǎn)品的大型企業(yè)，如果這個(gè)企業(yè)采用傳統(tǒng)模式管理，肯定是行不通的，為什么呢？因?yàn)橐粋€(gè)電機(jī)成品，需要的零配件都要上百個(gè)，而零配件中，有的需要采購，有的需要自己加工。還有，從產(chǎn)品設(shè)計(jì)到工藝形成，從生產(chǎn)裝配到成品包裝等流程，制造工序也有幾十個(gè)。而每道工序所用到的機(jī)器、物料及其他資源的組合也相當(dāng)復(fù)雜。

在這么錯(cuò)綜復(fù)雜的鏈條中，光靠人手操作，不說想象其中的效率和工作質(zhì)量，光說是否完成都難以保證。其實(shí)，這么大難度的工作，沒有信息化是不可能完成的。如何做到信息化管理呢？

對(duì)企業(yè)中的人力、財(cái)力、物力和技術(shù)等基本生產(chǎn)要素采用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，消除不必要的浪費(fèi)，降低生產(chǎn)成本，提高企業(yè)生產(chǎn)率和效能。

對(duì)訂單獲取、計(jì)劃制定、采購研發(fā)、生產(chǎn)銷售等產(chǎn)品全生命周期所有環(huán)節(jié)，采用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理以提高產(chǎn)品質(zhì)量與客戶滿意度。

采用信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略、決策過程、組織崗位、制度、技能、績(jī)效考核、數(shù)據(jù)與知識(shí)實(shí)施管理等企業(yè)目標(biāo)和組織的管理，提高企業(yè)管理水平與組織績(jī)效。

如電機(jī)產(chǎn)品制造中，首先，給電機(jī)成品分類，如１００號(hào)、２００號(hào)、３００號(hào)……其次，為零配件分類并給出電腦碼，如電動(dòng)軸１０１、芯片１０２、外殼３０１、端蓋２０１等；再次，為制造工序編上操作規(guī)程號(hào)碼，如芯片入軸Ａ１２３４５６、繞線Ｗ１２３４５６、裝端蓋Ｅ１２３４５６、產(chǎn)品測(cè)試Ｔ１２３４５６等。這樣一來，從物料到配件，從半成品到成品，每個(gè)配件、每個(gè)流程都是通過信息來完成，每一步都是信息化的管理系統(tǒng)，即是我們大家熟悉的ＥＲＰ系統(tǒng)。

管理筆記如果是決策層，要支持信息化；如果是管理層，要理解信息化；如果是執(zhí)行層，要學(xué)會(huì)信息化。對(duì)企業(yè)中的人力、財(cái)力、物力和技術(shù)等基本生產(chǎn)要素，采用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，消除不必要的浪費(fèi)，降低生產(chǎn)成本，提高企業(yè)生產(chǎn)率和效能。對(duì)企業(yè)來說，確實(shí)是一件兩全其美的事情。